Styr på data gav Min Store Dag store resultater med samme antal ansatte

Simon Bender arbejder hos Min Store Dag, hvor han er ansvarlig for de forskellige IT-systemer. Han sørger for, at de kan arbejde så effektivt som muligt og samtidig have styr på deres data. Det mest omfattende system, de bruger, er Salesforce, hvor Min Store Dag arbejder med alt i organisationen bortset fra selve økonomien og bogføringen. Simon Bender fortæller her om den digitale rejse, Min Store Dag har været på, og hvilke resultater det har kastet af sig.

I har gennemgået en imponerende digital rejse og kan dele flotte resultater. Hvis vi spoler tilbage, kan du fortælle om, hvordan det så ud før, og hvilke udfordringer I havde?

”Før vi begyndte at bruge Salesforce i 2013, var det meget med lister i Excel, der gjaldt for at planlægge og gennemføre de Store Dage, dokumentere vores partnerrelationer og organisere vores frivillige. Opfølgningen var en udfordring og selvfølgelig også mulighederne for at kunne samarbejde inden for samme projekt. Indsamling havde vi på det tidspunkt i et andet system, hvor vi selv havde svært ved at påvirke og tilpasse funktionerne,” siger Simon Bender.

I 2013 implementerede organisationen Salesforce med det formål hovedsageligt at blive brugt inden for fire hovedområder:

• Projektværktøj til at planlægge og gennemføre vores Store Dage, som vi skaber.
• Organisere vores cirka 250 frivillige.
• Organisere og få kontrol over vores partnerrelationer med hovedsageligt virksomheder og organisationer.
• Organisere og få kontrol over fondsansøgninger.

Små ti år senere, i 2022 implementerede organisationen også alle typer af indsamling i Salesforce, så nu kan de følge op på hver indsamlet krone og kommunikere med deres donorer.

Nu hvor I er begyndt at arbejde på en mere struktureret måde og forstår jeres data mere dybtgående, hvilke konkrete resultater har I set?

”Et konkret resultat er, at vi nu kan følge meget præcist, hvor mange unikke børn der får en Stor Dag, og med det overblik kan vi med hjælp fra systemet filtrere ansøgninger, der kommer fra børn, som vi ikke tidligere har været i kontakt med. På den måde får vi hjælp fra systemet til at prioritere vores indsats,” fortæller Simon Bender og fortsætter:

”I 2014 kunne vi kun identificere 12% af børnene, der fik en Stor Dag med et personnummer, men takket være systemstøtte gennem Salesforce kunne vi i 2022 stolt sige, at vi kan identificere 100% af de børn, der får en Stor Dag.”

Fra få hundrede til 10.000 ansøgninger årligt

I 2016 åbnede Min Store Dag op for, at børn selv at kunne ansøge om en Stor Dag via organisationens hjemmeside. Her havner ansøgningerne i Salesforce, hvor de bliver registreret og arkiveret. Disse ansøgninger er vokset fra at være 224 det første år til nu at være over 10.000 årligt. 

”Ved hele tiden at kunne udbygge automatisering og funktionalitet for, hvordan vi håndterer ansøgningerne, har vi kunnet håndtere væksten fra 3.000 ansøgninger årligt til 10.000 med samme personaleressourcer,” fortæller Simon Bender.

”Et andet eksempel er, at vi med egenudviklede segmenteringsværktøjer nemt kan se nye donorer, der er kommet ind i en specifik kampagne, og på den måde kommunikere med dem på en tilpasset måde. Vi kan også nemt følge op på, i hvilken kanal og med hvilken gaveform vi primært kommer i kontakt med nye donorer og identificere mønstre,” siger Simon Bender.

Frivillige og marketing arbejder nemmere sammen

Min Store Dag bruger også Salesforce som et projektværktøj til at planlægge de Store Dage, hvor 250 frivillige arbejder i systemet med begrænset adgang til deres specifikke projekter. Det betyder, at der er uendeligt meget data og information, der nemt bliver tilgængelig for andre afdelinger i organisationen.

”Et konkret eksempel er, at når den ansvarlige frivillige møder et barn, der er nomineret til en egen Stor Dag, så begynder de med at indhente tre forskellige ønsker fra barnet. Disse skriver de ind i projektet i Salesforce, og gennem rapportværktøjet kan marketingafdelingen nemt følge alle nye indkomne ønsker og på den måde være med i loopet i et tidligt stadie omkring Store Dage, som vi senere ønsker at dokumentere og vise frem for donorerne som et bevis på, hvor pengene går,” fortæller Simon Bender.

Kan du dele nogle af de faldgruber og best practices, I har lært gennem årene?

”I starten var vi lidt for ivrige med at ville bruge så meget af systemet som muligt ved at gøre så meget som muligt tilgængeligt for brugerne. Resultatet blev, at det fra nogle blev oplevet som overvældende, og man havde svært ved at finde de funktioner og områder, man havde brug for. Vi har nu i stedet forsøgt at skære så meget som muligt ned for brugerne og kun gøre de ting tilgængelige, de har brug for. Så tilføjer jeg som administrator dele løbende,” slutter Simon Bender.